STATUTS

Article 1 : Membres

L’Association internationale des Archives francophones est un organisme sans but lucratif qui regroupe :

A) des directions centrales ou institutions nationales d’archives et des organismes équivalents d’États membres de pays fédéraux ou assimilés;

B) toute association qui groupe des personnes physiques ou morales portant un intérêt professionnel à l’administration ou à la conservation des documents et des archives ou à la formation initiale et continue des archivistes;

C) toute institution qui s’occupe de l’administration ou de la conservation des documents et des archives ou de la formation initiale et continue des archivistes.

Ces directions, institutions, organismes ou associations ont en commun l’usage de la langue française. L’Association a pour sigle AIAF.

Article 2 : Siège

Le siège permanent de l’AIAF est au Québec (Canada).

Article 3 : Mission et objectifs

La mission de l’AIAF consiste à favoriser et promouvoir au sein de la Francophonie le développement des archives en tant qu’outil essentiel de gestion et élément fondamental du patrimoine documentaire de l’humanité.

Les objectifs de l’AIAF sont de :

• favoriser la formation et les échanges professionnels entre ses membres;

• diffuser la littérature professionnelle en langue française;

• encourager et soutenir l’organisation et la modernisation des services d’archives ;

• diffuser les sources et les instruments de recherche sur l’histoire des peuples qui ont en commun l’usage de la langue française ;

• soutenir les associations d’archivistes ;

• entreprendre et soutenir toute action conforme à sa mission et ses objectifs.

Article 4 : Coopération internationale

L’AIAF est membre du Conseil international des Archives (CIA) et coopère avec tous les organes de celui-ci et notamment ses branches régionales.

L’AIAF coopère aussi avec tout organisme international poursuivant les mêmes objectifs qu’elle.

Article 5 : L’Assemblée générale : composition et droit de vote

L’Assemblée générale regroupe tous les membres de l’AIAF. Les membres qui disposent du droit de vote à l’Assemblée générale sont:

A) le représentant des directions centrales ou institutions nationales d’archives et des organismes équivalents d’États membres de pays fédéraux ou assimilés ayant acquitté sa cotisation jusqu’à l’année en cours;

B) le représentant de toute association qui groupe des personnes physiques ou morales portant un intérêt professionnel à l’administration ou à la conservation des documents ou des archives ou à la formation initiale et continue des archivistes ayant acquitté sa cotisation jusqu’à l’année en cours;

C) le représentant de toute institution qui s’occupe de l’administration ou de la conservation des documents et des archives ou de la formation initiale et continue des archivistes ayant acquitté sa cotisation jusqu’à l’année en cours.

Article 6 : L’Assemblée générale : compétences

L’Assemblée générale :

1) détermine la politique et les orientations de l’AIAF, se prononce sur les programmes d’action proposés par le Conseil et vote le budget de l’AIAF ;

2) élit les membres du Conseil ;

3) examine et adopte les rapports annuels d’activités du président et du secrétaire-trésorier ;

4) examine et adopte les rapports des comités ;

5) se prononce sur toute proposition ou question formulée par les membres ;

6) fixe la cotisation des membres ;

7) se prononce sur les demandes d’adhésion à l’AIAF non approuvées par le Conseil.

Article 7 : l’Assemblée générale : réunions et quorum

L’Assemblée générale de l’AIAF se réunit une fois par année. À tous les 4 ans, lors de la tenue du Congrès international des Archives du Conseil international des Archives, elle devient Assemblée générale élective.

Le quorum est constitué par le tiers des membres ayant droit de vote. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres votants présents ou dûment représentés. À la demande des membres présents ou dûment représentés, le scrutin peut être secret.

En cas d’absence de quorum, les décisions de l’Assemblée générale ne deviennent exécutoires que lorsqu’elles sont validées par la prochaine Assemblée générale.

Article 8 : Le Conseil de l’AIAF : composition

L’Assemblée générale élit un Conseil pour 4 ans composé de 5 membres soit :

• un président
• un vice-président
• un secrétaire-trésorier
• un conseiller responsable des programmes
• un conseiller responsable de la communication

Tous les membres en règle de l’AIAF sont éligibles à un poste du Conseil et les membres sortants du Conseil sont rééligibles.

En cas de vacance du poste de président, le vice-président assure la charge du président jusqu’à la prochaine Assemblée générale élective.

En cas de vacance à l’un des autres postes, le Conseil peut désigner un remplaçant dont le mandat devra être entériné par l’Assemblée générale suivant immédiatement sa désignation.

Article 9 : Le Conseil de l’AIAF : compétences et quorum

Le Conseil :

1) prépare l’ordre du jour de l’Assemblée générale ;

2) soumet pour approbation à l’Assemblée générale le programme de l’AIAF et assure sa réalisation;

3) exécute les décisions prises par l’Assemblée générale ;

4) prépare le budget annuel et en assure le suivi et le contrôle;

5) se réunit au moins une fois par année et aussi souvent que l’exige la conduite des affaires de l’AIAF;

6) soumet pour approbation à l’Assemblée générale un rapport annuel d’activités et un rapport financier vérifié et les diffuse à tous les membres;

7) crée les comités qu’il juge nécessaire à l’atteinte des objectifs de l’AIAF.

Le quorum du Conseil est de 3 membres.

Article 10 : Représentation de l’AIAF

Le président du Conseil assure la représentation juridique de l’AIAF. Il peut toutefois déléguer son pouvoir à un autre membre du Conseil.

Article 11 : Le financement de l’AIAF

Le financement du fonctionnement et des activités de l’AIAF provient des cotisations des membres, des contributions volontaires, des subventions accordées par des organismes tiers, des dons et des legs et des contrats conclus par l’AIAF pour l’exécution de projets.

Article 12 : Amendement et interprétation des statuts

Les présents statuts peuvent être amendés à la majorité des deux tiers des membres présents ayant droit de vote lors d’une réunion régulière de l’Assemblée générale. Toute proposition d’amendement doit être soumise à tous les membres, par le Conseil, au moins deux mois avant la tenue de l’Assemblée générale.

L’Assemblée générale délègue au Conseil le pouvoir de trancher à la majorité des voix toute contestation ou question relative à l’interprétation et à l’application des présents statuts.

Article 13 : Dissolution de l’AIAF

En cas de dissolution de l’AIAF et après exécution de ses obligations financières, l’actif net de l’Association est transféré au fonds pour le développement des archives géré par le Conseil international des Archives.

Statuts révisés adoptés à l’unanimité le 23 août 2004 à Vienne par l’Assemblée générale.